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Gestion des fonds

Le Service des ressources financières, en collaboration avec la Direction de l’enseignement et de la recherche, contribue de manière significative à la gestion des subventions et des contrats de recherche de même qu’au suivi du financement auprès de la communauté de recherche de l’École. Tout projet de recherche faisant appel à la participation d’êtres humains doit faire l’objet d’une approbation par le CER-ENAP. Une copie du certificat émis par le CER-ENAP est transmise au Service des ressources financières, ce qui permet de débloquer les fonds nécessaires au déroulement des activités de recherche. Chaque financement de recherche (subvention ou contrat) nécessite l’ouverture d’un compte (UBR) au moyen duquel les chercheurs assurent la gestion de leurs fonds de recherche. 
  • Ouverture d’une unité budgétaire de regroupement (UBR)
    L’ouverture d’un compte est sous la responsabilité du Service des ressources financières. C’est également lui qui le ferme une fois le projet complété. Les personnes-ressources sont :

    Claudia Gaudreau
    Assistante à la direction
    Direction de l’enseignement et de la recherche 
    claudia.gaudreau@enap.ca

    Martin Roch
    Agent de gestion financière
    Direction du Service des ressources financières 
    martin.roch@enap.ca 
     
  • Transfert de fonds 
    Les subventions de recherche impliquent très souvent plusieurs chercheurs, lesquels sont issus d’autres universités. L’ENAP met à la disposition de ses chercheurs des formulaires leur permettant de procéder au transfert de fonds au profit des cochercheurs participant au projet soutenu financièrement par un organisme subventionnaire fédéral ou provincial.

    Deux cas de figure se rapportent aux transferts de fonds :
    • le transfert de fonds depuis l’ENAP vers un autre établissement;
    • le transfert de fonds vers l’ENAP depuis un autre établissement. 
Procédure à suivre
Dans le premier cas, le chercheur responsable remplit le formulaire prévu à cet effet puis informe l’agent de gestion financière de l’ENAP de l’enclenchement de la procédure.

PDF . . . Lettre de transfert de fonds vers un autre établissement (fédéral)
PDF . . . Lettre de transfert de fonds vers un autre établissement (provincial)

L’entente de transfert de fonds doit être signée par l’autre université puis retournée à l’ENAP. À la réception du formulaire signé par toutes les parties, le Service des ressources financières effectue le transfert.

Dans le second cas, le titulaire du financement qui souhaite transférer des fonds à un cochercheur de l’ENAP doit obtenir une lettre d’entente de transfert de fonds signée par l’École. Cette lettre stipulera que les deux établissements impliqués s’engagent à respecter certaines obligations. 
  • Dépenses admissibles et non admissibles

    Provincial
    À l’échelle provinciale, les dépenses réalisées par les chercheurs à partir de leurs fonds de recherche doivent être effectuées conformément aux règles générales communes édictées par les Fonds de recherche du Québec – Société et culture (FRQSC) et Santé (FRQS).

    Fédéral
    À l’échelle fédérale, les dépenses imputées par les chercheurs à leurs fonds de recherche doivent également être effectuées en respectant la liste des dépenses admissibles et non admissibles établie par les trois conseils subventionnaires. 
     
  • Embauche

    Assistants de recherche
    Les professeurs de l’ENAP peuvent recourir aux services d’étudiants de 2e ou 3e cycle de l’École pour les appuyer dans le déroulement de leur programmation de recherche. En plus de se voir soutenus durant leurs études à l’ENAP, ces étudiants pourront acquérir une expérience en recherche. Quant aux chercheurs, c’est une voie privilégiée pour effectuer du transfert de connaissances tout en formant une relève hautement qualifiée.

    Le comité d’attribution des postes d’assistanat
    Constitué de trois membres, soit le directeur de l’enseignement et de la recherche, la responsable du service à la recherche et un professeur régulier de l’ENAP choisi parmi les membres de l’Assemblée professorale, ce comité se réunit deux fois par année afin d’examiner les différentes demandes d’assistanat soumises par les professeurs. 

    PDF . . . Modalités de rémunération des assistants de recherche

    Personnel professionnel
    Les professeurs qui bénéficient de fonds de recherche (subventions ou contrats) peuvent s’adjoindre les services de personnel professionnel pour la durée de leur projet. L’embauche de professionnels de l’ENAP est encadrée par un protocole d’entente. Il est possible d’engager du personnel de recherche ne faisant pas partie des professionnels sous octroi de l’ENAP, mais le processus d’embauche doit nécessairement passer par le Service des ressources humaines. Le taux horaire du personnel professionnel est régi par le protocole et il est établi en fonction de l’expérience et du niveau de scolarité.

    PDF . . . Protocole établissant les conditions de travail des membres de l’Association des professionnelles et professionnels de l’ENAP

    PDF . . . Article 24.01 (jours fériés) corrigé

  • Remboursement des frais de séjour et de déplacement

    Les frais de séjour et de déplacement sont remboursés par l’ENAP sur réception du formulaire prévu à cet effet auquel auront été annexées les pièces justificatives requises. Le formulaire Rapport dépenses. Voyage et représentation est disponible au bureau de Claudia Gaudreau ou auprès des secrétaires des campus de Gatineau et de Montréal.

      
  • Utilisation des soldes

    Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) uniquement
    L’organisme permettra que les fonds non dépensés des années antérieures soient retenus par l’établissement selon certaines conditions définies par sa Division des finances. Ces fonds seront transférés au Fonds général de recherche (FGR). Le CRSH s’attend à ce que le recteur ou le président de l’établissement utilise ces fonds dans le but général de rehausser la qualité des recherches en sciences sociales et humaines. Les fonds versés au FGR peuvent servir à accorder de petites subventions de démarrage aux nouveaux professeurs, une aide de transition aux professeurs qui se trouvent entre deux demandes ou des fonds supplémentaires à l’appui des travaux de professeurs, etc. Les fonds dans ces comptes doivent être utilisés dans un délai raisonnable.

    Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) uniquement
    Tous les fonds non dépensés à la fin de la période autorisée pour utiliser les fonds doivent être retournés à l’organisme. Lorsque des fonds non dépensés sont retournés à l’organisme, un formulaire 300 signé précisant le solde non dépensé correspondant au montant du remboursement doit accompagner le chèque. Les IRSC ne permettent pas le transfert de fonds excédentaires (soldes non dépensés se trouvant dans les comptes de subventions) entre établissements affiliés pendant la période de prolongation autorisée pour utiliser les fonds.

       
  • Rapport d’étape, rapport final

    Il est possible qu’un rapport sur les activités de recherche, un rapport d’étape et/ou un rapport final soient exigés dans le cas de certaines subventions. Pour prendre connaissance des exigences particulières, reportez-vous à la description du programme.

    Provincial : Fonds de recherche du Québec
    Les règles générales communes des trois fonds de recherche du Québec font état du rapport final qui doit être préparé par le ou les chercheurs responsables du projet.

    Fédéral : rapports financiers destinés aux trois Conseils subventionnaires
    Les établissements sont tenus de présenter à l’organisme subventionnaire un état des dépenses annuel, signé par le représentant officiel désigné par l’établissement, relativement à chaque subvention pour l’exercice prenant fin le 31 mars de chaque année en utilisant le formulaire 300, Subventions de recherche – État des dépenses, de l’organisme.
      
  • Frais indirects de recherche

    Les coûts indirects de la recherche renvoient aux frais administratifs généraux de l’École, tels ceux relatifs à l’utilisation des infrastructures de recherche (frais d’électricité, de chauffage, de la téléphonie, d’Internet) destinées aux chercheurs, aux étudiants chercheurs ainsi qu’à leur personnel professionnel et technique. Ils concernent également les ressources documentaires électroniques ou autres disponibles dans les bibliothèques, le soutien du personnel du service des finances (paye, chèques, production de rapports financiers, gestion des comptes), de celui des ressources humaines (embauche, gestion de personnel) et matérielles (sécurité, entretien des espaces, télécommunications), du secrétariat général (point de vue juridique, révision contractuelle), de la Direction de l’enseignement et de la recherche, etc.

    L’ENAP, comme les autres établissements universitaires, reçoit une fois par année du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie (MESRST) un financement servant à couvrir les frais indirects générés par les coûts directs de la recherche subventionnée et contractuelle, et ce, uniquement pour les organismes reconnus par le Ministère. En ce qui a trait aux subventions et aux contrats générés par des organismes non reconnus par le Ministère, il faut prévoir respectivement 15 % et 40 % dans les prévisions budgétaires afin de couvrir les coûts indirects générés par ces activités de recherche. Il peut arriver que certains organismes n’acceptent pas d’assumer les pourcentages précédents. Si cela se produit, il faut que le budget prévu comporte des FIR équivalant au pourcentage accepté par l’organisme ou autorisé par celui-ci. Ce dernier devra par contre démontrer que ses règlements et politiques officiels comportent une directive ou une orientation à cet effet.

    En ce qui concerne le gouvernement fédéral, ce dernier rembourse à l’ENAP, par le truchement du Programme des coûts indirects, une proportion des coûts indirects de recherche générés par les subventions du Conseil de recherche en sciences humaines (CRSH) et des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC). Tel que l’exige le Programme, vous trouverez ci-joint le détail de l’utilisation de ces fonds.
      
  • Conduite responsable en recherche

    Fédéral
    Depuis décembre 2011, les trois organismes fédéraux de la recherche, dont les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), ont mis en place le nouveau Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche. Ce cadre « décrit les politiques et les exigences des organismes liées à la demande de fonds, à la gestion des fonds accordés, à l’exécution des travaux de recherche et à la diffusion des résultats, ainsi que les processus que les établissements et les organismes suivent pour examiner les allégations de violation des politiques des organismes subventionnaires ».

    Le Groupe sur la conduite responsable de la recherche (GCRR), dont le mandat consiste à assurer l’utilisation d’« une approche cohérente et uniforme pour promouvoir la conduite responsable de la recherche et examiner les allégations de violation des politiques des trois organismes », a également été créé à la suite de ce nouveau cadre de référence.

    Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche >>>    

    Comment faire une allégation >>>    
  • Références complémentaires
    EPTC 2 . . . Énoncé de politique des trois conseils >>>    
    Didacticiel EPTC 2 . . . Formation en éthique de la recherche (FER) >>>    
    Règles générales communes des Fonds de recherche du Québec >>>    
    Guide d’administration financière des trois organismes de 2013 >>>